Wir stehen an der Schwelle einer aufregenden Entwicklung, die speziell darauf abzielt, den administrativen Aufwand unserer Mitgliedsvereine erheblich zu reduzieren und die Vereinsführung so effizient und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Unser Engagement für diese Transformation, die unsere Mitgliederdatenbank oLTK betrifft, ist kein Selbstzweck, sondern ein sorgfältig geplantes Unterfangen, um euch mehr Raum für das Wesentliche zu geben: die Vereinsarbeit.
Ein Blick in die Zukunft: Was bringt das neue oLTK?
Bereits im April/Mai 2024 könnten die ersten Vereine Teil unseres Pilotprojekts werden, das eine Reihe von bahnbrechenden Funktionen einführen wird:
- Effiziente Vereinsverwaltung: Digitalisierung aller Vereinsprozesse, zentralisierte Mitgliedschafts- und Finanzverwaltung.
- Verbesserte Kommunikation: Eine Plattform für den Austausch von Nachrichten und Informationen innerhalb des Teams.
- Innovative Terminplanung: Kalenderfunktionen zur Vermeidung von Doppelbuchungen und zur Vereinfachung der Eventorganisation.
- Zukunftsorientierte Mitgliederverwaltung: Cloudbasiert mit Selbstaktualisierungsoptionen für Mitglieder.
- Direkter Newsletter-Versand: Für Updates und Aufrufe zur aktiven Teilnahme an Vereinsaktivitäten.
- Veranstaltungsmanagement: Leichtere Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungen und deren Teilnehmern.
- Eigene Vereinswebsite: Mit allen Tools für eine moderne Präsentation und Verwaltung.
- Neue Spendenmöglichkeiten: Einfaches Spenden mit sofortiger Quittung.
- Karnevalsanzeiger: Erhöht die Sichtbarkeit von Veranstaltungen und Aktivitäten.
- Pushnachrichten: Für schnelle Kommunikation und Updates.
- oLTK-App: Mobiler Zugriff auf alle wichtigen Vereinsinformationen.
- Weitere innovative Funktionen: Von SEPA-Lastschriften bis zu einem Full-Service-Ticketing.
Am 19. März 2024 fand ein umfassender Vorstandsstammtisch zum Thema Transformation oLTK zusammen mit JeckDesk statt.
Protokoll zur Videokonferenz/Vorstandsstammtisch am 19.03.2024 zum Thema Transformation oLTK:
Agenda:
- Begrüßung und Einführung
- Vorstellung des Projekts „Transformation oLTK“ durch Gianluca D’Asaro (JeckDesk)
- Fragen und Diskussion mit den Mitgliedsvereinen
- Abschluss und Ausblick
Zusammenfassung:
- Begrüßung durch Christoph Matthes: Betonte die Bedeutung der Digitalisierung für die Vereinsverwaltung und die Hoffnung, mit JeckDesk eine umfassende Lösung gefunden zu haben.
- Vorstellung von JeckDesk durch Gianluca D’Asaro: Präsentation der Kernfunktionen des Systems, darunter Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsplanung, Kommunikationstools, Dokumentenmanagement und Beitragsabwicklung. Highlight war die Möglichkeit, die Vereinsverwaltung zu digitalisieren und administrative Prozesse zu vereinfachen.
- Diskussion und Fragen: Die Teilnehmenden zeigten großes Interesse an den Möglichkeiten von JeckDesk. Es wurden Fragen zur Datenmigration, Datenschutz, Kostenstruktur und spezifischen Funktionalitäten wie der Verwaltung von Beiträgen, Veranstaltungen und der Kommunikation zwischen Vereinsmitgliedern gestellt.
- Abschluss und Ausblick durch Christoph Matthes: Betonte nochmals die Bedeutung der Digitalisierung für die Zukunft des Vereinswesens und dankte allen Teilnehmenden für ihre aktive Teilnahme. Erwähnte, dass weitere Schritte in Bezug auf die Finanzierung und Implementierung von JeckDesk in den kommenden Monaten geklärt werden.
Wichtige Erkenntnisse und Maßnahmen:
- Die Einführung von JeckDesk wird als Chance gesehen, die Verwaltung der Vereine zu modernisieren und zu vereinfachen.
- Die Notwendigkeit einer schrittweisen Einführung und Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse der Vereine wurde betont.
- Fragen zur Sicherheit, zum Datenschutz und zur Kostenstruktur müssen weiter geklärt und transparent kommuniziert werden.
- Die Möglichkeit, Fördermittel zur Unterstützung der Transformation zu nutzen, wird weiterverfolgt.
Fazit:
Die Videokonferenz zeigte ein hohes Interesse und eine positive Resonanz auf das Projekt „Transformation oLTK“. Die offene Diskussion und das Feedback der Mitgliedsvereine lieferten wertvolle Einsichten für die weitere Planung und Umsetzung des Projekts.
Fragen und Antworten zur Transformation oLTK
Was ist das Ziel der Transformation oLTK mit JeckDesk?
Das Ziel ist die Digitalisierung und Vereinfachung der administrativen Prozesse in Karnevalsvereinen. JeckDesk bietet eine Plattform für Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsplanung, Kommunikation, Dokumentenmanagement und Beitragsabwicklung, um die Vereinsverwaltung zu modernisieren.
Wie werden bestehende Daten in das neue System überführt?
Die Migration bestehender Daten wird durch ein dediziertes Team von JeckDesk unterstützt. Vereine erhalten detaillierte Anleitungen und ggf. persönliche Unterstützung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Wenn die aktuellen Mitgliederlisten als Excel-Datei vorhanden sind, empfiehlt sich eine Sortierung entsprechend der Import-CSV-Vorlage.
Welche Maßnahmen zum Datenschutz werden ergriffen?
JeckDesk legt höchsten Wert auf Datenschutz und Sicherheit. Alle Daten werden gemäß der DSGVO verarbeitet, und es werden regelmäßige Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um den Schutz persönlicher Daten zu gewährleisten.
Wo liegen die Daten und wer hat Zugriff darauf?
Die Daten werden auf Servern von Amazon Web Services (AWS) in Deutschland gehostet, vorrangig in Frankfurt und Hamburg gespiegelt. Zugriff haben nur berechtigte Personen, und Vereine können ihre Daten jederzeit exportieren .
Können eigene Medieninhalte datenschutzkonform eingebunden werden?
Eigene Medieninhalte können eingebunden werden. Externe Links zu Diensten wie YouTube sind ebenfalls möglich, und es gibt Optionen zur Einbettung von Videos in E-Mails an Mitglieder.
Wie ist die Kostenstruktur für die Nutzung von JeckDesk?
Die Kostenstruktur ist so gestaltet, dass sie für Vereine aller Größen zugänglich ist. Details zu den spezifischen Kosten werden in individuellen Beratungen mit den Vereinen geklärt, wobei Fördermöglichkeiten und Gruppenrabatte berücksichtigt werden.
Können Beiträge und Veranstaltungen über JeckDesk verwaltet werden?
Ja, JeckDesk bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und zur Planung von Veranstaltungen. Diese Tools ermöglichen eine effiziente Abwicklung von Zahlungen und eine einfache Organisation von Vereinsaktivitäten.
Wie wird die Kommunikation zwischen Vereinsmitgliedern in JeckDesk unterstützt?
JeckDesk integriert verschiedene Kommunikationstools, einschließlich Nachrichtenfunktionen und Diskussionsforen, die den Austausch zwischen Vereinsmitgliedern vereinfachen und fördern.
Wie erfolgt die Einführung von JeckDesk in den Vereinen?
Die Einführung erfolgt schrittweise und wird durch Schulungen und Support von JeckDesk begleitet. Ziel ist es, eine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse jedes Vereins zu ermöglichen und eine umfassende Nutzung der Plattform zu fördern.
Wie können Fördermittel für die Transformation genutzt werden?
Der Landesverband steht in Gesprächen mit verschiedenen Fördermittelgebern, um finanzielle Unterstützung für die Einführung von JeckDesk zu sichern. Vereine werden über Möglichkeiten und Antragsverfahren informiert, um die Nutzung von Fördermitteln zu erleichtern.
Was passiert nach dem Ende der Förderlaufzeit?
Nach Ende der Förderlaufzeit plant der Landesverband, die Finanzierung durch ein Mehrsäulenmodell, einschließlich Sponsoring, Partnerschaften und der Narrenbörse, zu sichern. Ziel ist es, die Kosten für die Vereine so gering wie möglich zu halten.
Kann der JeckDesk-Kalender mit anderen Kalenderdiensten synchronisiert werden?
Ja, eine direkte Importfunktion gibt es nicht, aber Kalender können abonniert und Termine per URL in gängige Kalenderdienste wie Google Kalender oder Apple Kalender integriert werden .
Ist die Verwaltung von Vermietungen und Gemeinschaftsveranstaltungen möglich?
Vermietungen können als Veranstaltung angelegt und abgerechnet werden. Die Möglichkeit, Gemeinschaftsveranstaltungen anzulegen und mit anderen Vereinen zu teilen, ist in Planung und wird als wichtig erachtet.
Wie werden verschiedene Mitgliedsbeiträge gehandhabt?
Das System erlaubt die Anlage unterschiedlicher Mitgliedsbeiträge, auch sparten- oder gruppenbezogen.
Ist eine komplette Finanzverwaltung des Vereins über JeckDesk möglich?
Eine vollständige Finanzverwaltung ist derzeit noch nicht integriert, aber es gibt die Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben und automatisch Spendenquittungen auszustellen. Eine umfassendere Finanzverwaltung ist in Planung.
Wie funktioniert die Fundus-/Kleiderkammer- bzw. Technikverwaltung?
Technische Artikel sowie Kostüme können über JeckDesk verwaltet werden, unabhängig von der Art des Artikels .
Wie erreichen wir Gianluca D'Asaro von JeckDesk?
Können wir dem Vorstand nochmals ein Demo von JeckDesk präsentieren?
Ja, einfach direkt einen Termin unter https://calendly.com/pixocom/kostenlose-demo-fur-jeckdesk buchen.
Erweiterung des Leistungsumfangs
Neben den Verbesserungen innerhalb der Vereinsfunktionen planen wir weitere Angebote, wie die zentrale Einreichung von Ordensanträgen und Veranstaltungseinladungen sowie vereins- und regionsübergreifende Kommunikationskanäle. Das neue oLTK wird so zur „eierlegenden Wollmilchsau“ – ein einzigartiges Angebot im Verbandsbereich.
Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit euch die Zukunft von oLTK zu gestalten und stehen für ein dynamisches, effizientes und eng verbundenes Vereinsleben.
Zur Finanzierung dieses großen Vorhabens wurde bei der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt ein Fördermittelantrag zum Förderprogramm TansformD gestellt.