Wir stehen an der Schwelle einer aufregenden Entwicklung, die speziell darauf abzielt, den administrativen Aufwand unserer Mitgliedsvereine erheblich zu reduzieren und die Vereinsführung so effizient und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Unser Engagement für diese Transformation, die unsere Mitgliederdatenbank oLTK betrifft, ist kein Selbstzweck, sondern ein sorgfältig geplantes Unterfangen, um euch mehr Raum für das Wesentliche zu geben: die Vereinsarbeit.

Ein Blick in die Zukunft: Was bringt das neue oLTK?

Bereits im April/Mai 2024 könnten die ersten Vereine Teil unseres Pilotprojekts werden, das eine Reihe von bahnbrechenden Funktionen einführen wird:

    • Effiziente Vereinsverwaltung: Digitalisierung aller Vereinsprozesse, zentralisierte Mitgliedschafts- und Finanzverwaltung.
    • Verbesserte Kommunikation: Eine Plattform für den Austausch von Nachrichten und Informationen innerhalb des Teams.
    • Innovative Terminplanung: Kalenderfunktionen zur Vermeidung von Doppelbuchungen und zur Vereinfachung der Eventorganisation.
    • Zukunftsorientierte Mitgliederverwaltung: Cloudbasiert mit Selbstaktualisierungsoptionen für Mitglieder.
    • Direkter Newsletter-Versand: Für Updates und Aufrufe zur aktiven Teilnahme an Vereinsaktivitäten.
    • Veranstaltungsmanagement: Leichtere Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungen und deren Teilnehmern.
    • Eigene Vereinswebsite: Mit allen Tools für eine moderne Präsentation und Verwaltung.
    • Neue Spendenmöglichkeiten: Einfaches Spenden mit sofortiger Quittung.
    • Karnevalsanzeiger: Erhöht die Sichtbarkeit von Veranstaltungen und Aktivitäten.
    • Pushnachrichten: Für schnelle Kommunikation und Updates.
    • oLTK-App: Mobiler Zugriff auf alle wichtigen Vereinsinformationen.
    • Weitere innovative Funktionen: Von SEPA-Lastschriften bis zu einem Full-Service-Ticketing.

Am 19. März 2024 fand ein umfassender Vorstandsstammtisch zum Thema Transformation oLTK zusammen mit JeckDesk statt.

Die komplette Aufzeichnung findet ihr auf YouTube.

Protokoll zur Videokonferenz/Vorstandsstammtisch am 19.03.2024 zum Thema Transformation oLTK:

Agenda:
    1. Begrüßung und Einführung
    2. Vorstellung des Projekts „Transformation oLTK“ durch Gianluca D’Asaro (JeckDesk)
    3. Fragen und Diskussion mit den Mitgliedsvereinen
    4. Abschluss und Ausblick
Zusammenfassung:
    • Begrüßung durch Christoph Matthes: Betonte die Bedeutung der Digitalisierung für die Vereinsverwaltung und die Hoffnung, mit JeckDesk eine umfassende Lösung gefunden zu haben.
    • Vorstellung von JeckDesk durch Gianluca D’Asaro: Präsentation der Kernfunktionen des Systems, darunter Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsplanung, Kommunikationstools, Dokumentenmanagement und Beitragsabwicklung. Highlight war die Möglichkeit, die Vereinsverwaltung zu digitalisieren und administrative Prozesse zu vereinfachen.
    • Diskussion und Fragen: Die Teilnehmenden zeigten großes Interesse an den Möglichkeiten von JeckDesk. Es wurden Fragen zur Datenmigration, Datenschutz, Kostenstruktur und spezifischen Funktionalitäten wie der Verwaltung von Beiträgen, Veranstaltungen und der Kommunikation zwischen Vereinsmitgliedern gestellt.
    • Abschluss und Ausblick durch Christoph Matthes: Betonte nochmals die Bedeutung der Digitalisierung für die Zukunft des Vereinswesens und dankte allen Teilnehmenden für ihre aktive Teilnahme. Erwähnte, dass weitere Schritte in Bezug auf die Finanzierung und Implementierung von JeckDesk in den kommenden Monaten geklärt werden.
Wichtige Erkenntnisse und Maßnahmen:
    • Die Einführung von JeckDesk wird als Chance gesehen, die Verwaltung der Vereine zu modernisieren und zu vereinfachen.
    • Die Notwendigkeit einer schrittweisen Einführung und Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse der Vereine wurde betont.
    • Fragen zur Sicherheit, zum Datenschutz und zur Kostenstruktur müssen weiter geklärt und transparent kommuniziert werden.
    • Die Möglichkeit, Fördermittel zur Unterstützung der Transformation zu nutzen, wird weiterverfolgt.
Fazit:

Die Videokonferenz zeigte ein hohes Interesse und eine positive Resonanz auf das Projekt „Transformation oLTK“. Die offene Diskussion und das Feedback der Mitgliedsvereine lieferten wertvolle Einsichten für die weitere Planung und Umsetzung des Projekts.

Fragen und Antworten zur Transformation oLTK

Was ist, wenn man als LTK-Mitgliedsverein gar kein JeckDesk nutzen möchte?
Dann ist das völlig in Ordnung und eure Entscheidung. Es ist ein Angebot, die von unserem Präsidenten sogenannte „eierlegende Wollmilchsau“ vollumfänglich zu nutzen oder nicht.
Aber die Mitgliedsvereine des Landesverband Thüringer Karnevalvereine e.V. – LTK müssen dort ihre Vereinsdaten (Ansprechpartner, Adresse, Kontoverbindung usw.) pflegen – wie im bisherigen oLTK. Denn unsere Mitgliederverwaltung läuft künftig ausschließlich über JeckDesk.
Warum? Weil unser oLTK nicht mehr zeitgemäß ist/war und einiges an an Programmierleistungen gekostet hätte, was wir über Mitgliedsbeiträge refinanzieren müssten. So haben wir zwei Fliegen mit einer Klappe:
  1. eine moderne Mitgliederdatenbank im LTK, mit der unsere ehrenamtliche Arbeit erheblich entlastet wird und
  2. die Möglichkeit unseren 333 Mitgliedsvereinen eine Vereinsverwaltungssoftware zu bieten, die auch die Vereine massiv in ihrer Veraltungsarbeit entlasten kann und in Zukunft diverse Schnittstellen bietet um beispielsweise die Anmeldungen zu Schulung, Beantragung von Auszeichnungen oder Adress- bzw. Mitgliedermeldungen zu Partnerverbänden.
Wir können es euch nur empfehlen JeckDesk tatsächlich vollumfänglich zu nutzen. Denn dann müsst ihr nie wieder Adress- oder Kontodaten eurer Mitglieder in einer Datenbank pflegen. Denn das mach die Mitglieder selbst. Ihr könnt mit euren Mitgliedern in der App direkt kommunizieren, statt in hunderten WhatsApp-Gruppen (und das auch noch DSGVO-konform). Ihr könnt eure Veranstaltungen dort anlegen und verwalten – hier erhaltet ihr in JeckDesk direkt die Rückmeldung über die Teilnahme eurer Mitglieder oder könnt bei öffentlichen Veranstaltungen das Ticketing direkt auf eurer Homepage anbieten. UND UND UND…
Was ist das Ziel der Transformation oLTK mit JeckDesk?

Das Ziel ist die Digitalisierung und Vereinfachung der administrativen Prozesse in Karnevalsvereinen. JeckDesk bietet eine Plattform für Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsplanung, Kommunikation, Dokumentenmanagement und Beitragsabwicklung, um die Vereinsverwaltung zu modernisieren.

Wie werden bestehende Daten in das neue System überführt?

Die Migration bestehender Daten wird durch ein dediziertes Team von JeckDesk unterstützt. Vereine erhalten detaillierte Anleitungen und ggf. persönliche Unterstützung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Wenn die aktuellen Mitgliederlisten als Excel-Datei vorhanden sind, empfiehlt sich eine Sortierung entsprechend der Import-CSV-Vorlage.

Welche Maßnahmen zum Datenschutz werden ergriffen?

JeckDesk legt höchsten Wert auf Datenschutz und Sicherheit. Alle Daten werden gemäß der DSGVO verarbeitet, und es werden regelmäßige Sicherheitsprüfungen durchgeführt, um den Schutz persönlicher Daten zu gewährleisten.

Wo liegen die Daten und wer hat Zugriff darauf?

Die Daten werden auf Servern von Amazon Web Services (AWS) in Deutschland gehostet, vorrangig in Frankfurt und Hamburg gespiegelt. Zugriff haben nur berechtigte Personen, und Vereine können ihre Daten jederzeit exportieren .

Können eigene Medieninhalte datenschutzkonform eingebunden werden?

Eigene Medieninhalte können eingebunden werden. Externe Links zu Diensten wie YouTube sind ebenfalls möglich, und es gibt Optionen zur Einbettung von Videos in E-Mails an Mitglieder.

Wie ist die Kostenstruktur für die Nutzung von JeckDesk?

Die Kostenstruktur ist so gestaltet, dass sie für Vereine aller Größen zugänglich ist. Details zu den spezifischen Kosten werden in individuellen Beratungen mit den Vereinen geklärt, wobei Fördermöglichkeiten und Gruppenrabatte berücksichtigt werden.

Können Beiträge und Veranstaltungen über JeckDesk verwaltet werden?

Ja, JeckDesk bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und zur Planung von Veranstaltungen. Diese Tools ermöglichen eine effiziente Abwicklung von Zahlungen und eine einfache Organisation von Vereinsaktivitäten.

Wie wird die Kommunikation zwischen Vereinsmitgliedern in JeckDesk unterstützt?

JeckDesk integriert verschiedene Kommunikationstools, einschließlich Nachrichtenfunktionen und Diskussionsforen, die den Austausch zwischen Vereinsmitgliedern vereinfachen und fördern.

Kann der JeckDesk-Kalender mit anderen Kalenderdiensten synchronisiert werden?

Ja, eine direkte Importfunktion gibt es nicht, aber Kalender können abonniert und Termine per URL in gängige Kalenderdienste wie Google Kalender oder Apple Kalender integriert werden .

Ist die Verwaltung von Vermietungen und Gemeinschaftsveranstaltungen möglich?

Vermietungen können als Veranstaltung angelegt und abgerechnet werden. Die Möglichkeit, Gemeinschaftsveranstaltungen anzulegen und mit anderen Vereinen zu teilen, ist in Planung und wird als wichtig erachtet.

Wie werden verschiedene Mitgliedsbeiträge gehandhabt?

Das System erlaubt die Anlage unterschiedlicher Mitgliedsbeiträge, auch sparten- oder gruppenbezogen.

Ist eine komplette Finanzverwaltung des Vereins über JeckDesk möglich?

Eine vollständige Finanzverwaltung ist derzeit noch nicht integriert, aber es gibt die Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben und automatisch Spendenquittungen auszustellen. Eine umfassendere Finanzverwaltung ist in Planung.

Wie funktioniert die Fundus-/Kleiderkammer- bzw. Technikverwaltung?

Technische Artikel sowie Kostüme können über JeckDesk verwaltet werden, unabhängig von der Art des Artikels .

Wie erreichen wir Gianluca D'Asaro von JeckDesk?
Pixocom GmbH
Auf dem Sandberg 25
51105 Köln
E: gianluca@pixocom.de
F: 0221 669696 20
M: 01525 4607420
Können wir dem Vorstand nochmals ein Demo von JeckDesk präsentieren?

Ja, einfach direkt einen Termin unter https://calendly.com/pixocom/kostenlose-demo-fur-jeckdesk buchen.

Wie können die Daten der bisherigen Mitgliederdatenbank importiert werden?

Der einfachste Import in das neue oLTK (JeckDesk) erfolgt über ein Excel-Import-Template.

Fragen und Antworten zum Datenschutz bei JeckDesk

Einleitung zum Thema Datenschutz in Kooperation mit JeckDesk

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und möchten Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Nutzung von JeckDesk geben. Unsere Maßnahmen entsprechen den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und den landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.

Verantwortlicher Pixocom GmbH
Auf dem Sandberg 25, 51105 Köln, Deutschland
E-Mail: service@pixocom.de
Vertreter des Verantwortlichen: Herr Gianluca D’Asaro

Datenschutzbeauftragter Dieter Szymczak
Telefon: 015168956658
E-Mail: datenschutz@arnelis.de

Müssen wir als Verein eine neue Datenschutzvereinbarung mit unseren Mitgliedern schließen, wenn wir JeckDesk als Cloud-Lösung nutzen?

Nein, es ist nicht zwingend erforderlich, eine neue Datenschutzvereinbarung mit euren Mitgliedern zu schließen, sofern ihr in euren bestehenden Datenschutzvereinbarungen oder Aufnahmeanträgen bereits die Erlaubnis zur Datenverarbeitung eingeholt habt.

Wichtige Punkte:

  1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Ein AVV zwischen dem Verein und JeckDesk ist zwingend notwendig, da es sich um eine Cloud-Lösung handelt. Dieser Vertrag stellt sicher, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten datenschutzkonform erfolgt.

  2. Mitglieder mit eigenem Zugang: Wenn die Mitglieder einen eigenen Zugang zu JeckDesk haben und ihre Daten selbst verwalten, schließen sie direkt eine Datenschutzvereinbarung mit JeckDesk ab.

  3. Mitglieder ohne eigenen Zugang: Wenn ihr die Daten eurer Mitglieder verwaltet, müsst ihr sicherstellen, dass eure Datenschutzerklärung die Weitergabe der Daten an JeckDesk beinhaltet. Diese Weitergabe wird über eine Interessensabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt, um den Satzungszweck des Vereins zu erfüllen.

Zusammenfassend: Ein AVV zwischen dem Verein und JeckDesk ist notwendig. Eine neue Datenschutzvereinbarung mit den Mitgliedern ist nicht erforderlich, sofern die Erlaubnis zur Datenverarbeitung bereits besteht und die Nutzung von JeckDesk abgedeckt ist.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, und Vereinszugehörigkeit werden im Rahmen der Nutzung von JeckDesk verarbeitet.

Warum werden diese Daten benötigt?

Diese Daten sind notwendig, um die Funktionen von JeckDesk wie Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Eventmanagement und Finanzverwaltung zu ermöglichen.

Wie wird die Sicherheit meiner Daten gewährleistet?

Wir haben zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören sichere Passwörter, verschlüsselte Datenübertragungen und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ihre Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert, die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. In einigen Fällen können Daten auch in die USA übermittelt werden, sofern dies notwendig ist und entsprechende Datenschutzvereinbarungen bestehen.

Wer hat Zugriff auf meine Daten?

Zugriff auf Ihre Daten haben ausschließlich berechtigte Personen innerhalb der Pixocom GmbH und ggf. Dritte, die uns bei der Bereitstellung der Dienste unterstützen, wie der Landesverband Thüringer Karnevalvereine (wenn die Zugehörigkeit zu diesem Verband hinterlegt wurde). Alle beteiligten Dritten sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

Kann ich die Verarbeitung meiner Daten einschränken oder löschen lassen?

Ja, Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken oder deren Löschung zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

Welche Rechte habe ich als betroffene Person?

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zudem können Sie eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

Wie kann ich meine Rechte ausüben?

Sie können sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um Ihre Rechte geltend zu machen. Kontaktieren Sie uns per E-Mail an datenschutz@arnelis.de.

Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben, beispielsweise durch die Zuordnung zu einem Landesverband. Dies kann der Fall sein, wenn externe Dienstleister zur Unterstützung herangezogen werden.

Gibt es spezielle Maßnahmen zum Schutz meiner Daten?

Neben den allgemeinen Sicherheitsmaßnahmen raten wir Ihnen, starke Passwörter zu verwenden, diese regelmäßig zu ändern und keine Passwörter mehrfach zu nutzen. Nutzen Sie die Logout-Funktion bei öffentlich zugänglichen oder gemeinsam genutzten Geräten.

Aktualität und Änderungen Unsere Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert. Die jeweils aktuelle Version finden Sie unter JeckDesk Datenschutz.

Weitere Fragen? Wenn Sie weitere Fragen zum Datenschutz bei JeckDesk haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@arnelis.de.

Erweiterung des Leistungsumfangs

Neben den Verbesserungen innerhalb der Vereinsfunktionen planen wir weitere Angebote, wie die zentrale Einreichung von Ordensanträgen und Veranstaltungseinladungen sowie vereins- und regionsübergreifende Kommunikationskanäle. Das neue oLTK wird so zur „eierlegenden Wollmilchsau“ – ein einzigartiges Angebot im Verbandsbereich.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit euch die Zukunft von oLTK zu gestalten und stehen für ein dynamisches, effizientes und eng verbundenes Vereinsleben.

Zur Finanzierung dieses großen Vorhabens wurde bei der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt ein Fördermittelantrag zum Förderprogramm TansformD gestellt.