• Begrüßung durch Christoph Matthes: Betonte die Bedeutung der Digitalisierung für die Vereinsverwaltung und die Hoffnung, mit JeckDesk eine umfassende Lösung gefunden zu haben.
• Vorstellung von JeckDesk durch Gianluca D’Asaro: Präsentation der Kernfunktionen des Systems, darunter Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsplanung, Kommunikationstools, Dokumentenmanagement und Beitragsabwicklung. Highlight war die Möglichkeit, die Vereinsverwaltung zu digitalisieren und administrative Prozesse zu vereinfachen.
• Diskussion und Fragen: Die Teilnehmenden zeigten großes Interesse an den Möglichkeiten von JeckDesk. Es wurden Fragen zur Datenmigration, Datenschutz, Kostenstruktur und spezifischen Funktionalitäten wie der Verwaltung von Beiträgen, Veranstaltungen und der Kommunikation zwischen Vereinsmitgliedern gestellt.
• Abschluss und Ausblick durch Christoph Matthes: Betonte nochmals die Bedeutung der Digitalisierung für die Zukunft des Vereinswesens und dankte allen Teilnehmenden für ihre aktive Teilnahme. Erwähnte, dass weitere Schritte in Bezug auf die Finanzierung und Implementierung von JeckDesk in den kommenden Monaten geklärt werden.

• Die Einführung von JeckDesk wird als Chance gesehen, die Verwaltung der Vereine zu modernisieren und zu vereinfachen.
• Die Notwendigkeit einer schrittweisen Einführung und Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse der Vereine wurde betont.
• Fragen zur Sicherheit, zum Datenschutz und zur Kostenstruktur müssen weiter geklärt und transparent kommuniziert werden.
• Die Möglichkeit, Fördermittel zur Unterstützung der Transformation zu nutzen, wird weiterverfolgt.

Die Videokonferenz zeigte ein hohes Interesse und eine positive Resonanz auf das Projekt „Transformation oLTK“. Die offene Diskussion und das Feedback der Mitgliedsvereine lieferten wertvolle Einsichten für die weitere Planung und Umsetzung des Projekts.

Das Ziel ist die Digitalisierung und Vereinfachung der administrativen Prozesse in Karnevalsvereinen. JeckDesk bietet eine Plattform für Mitgliederverwaltung, Veranstaltungsplanung, Kommunikation, Dokumentenmanagement und Beitragsabwicklung, um die Vereinsverwaltung zu modernisieren.

Eigene Medieninhalte können eingebunden werden. Externe Links zu Diensten wie YouTube sind ebenfalls möglich, und es gibt Optionen zur Einbettung von Videos in E-Mails an Mitglieder.

Die Kostenstruktur ist so gestaltet, dass sie für Vereine aller Größen zugänglich ist. Details zu den spezifischen Kosten werden in individuellen Beratungen mit den Vereinen geklärt, wobei Fördermöglichkeiten und Gruppenrabatte berücksichtigt werden.

Der Vorteilspreis bleibt für alle, die sich bis Ende des Jahres 2024 anmelden, dauerhaft bestehen. Es handelt sich um einen Nettopreis, auf den die Mehrwertsteuer noch hinzukommt.

Ja, JeckDesk bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und zur Planung von Veranstaltungen. Diese Tools ermöglichen eine effiziente Abwicklung von Zahlungen und eine einfache Organisation von Vereinsaktivitäten.

JeckDesk integriert verschiedene Kommunikationstools, einschließlich Nachrichtenfunktionen und Diskussionsforen, die den Austausch zwischen Vereinsmitgliedern vereinfachen und fördern.

Vermietungen können als Veranstaltung angelegt und abgerechnet werden. Die Möglichkeit, Gemeinschaftsveranstaltungen anzulegen und mit anderen Vereinen zu teilen, ist in Planung und wird als wichtig erachtet.

Eine vollständige Finanzverwaltung ist derzeit noch nicht integriert, aber es gibt die Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben und automatisch Spendenquittungen auszustellen. Eine umfassendere Finanzverwaltung ist in Planung.

Technische Artikel sowie Kostüme können über JeckDesk verwaltet werden, unabhängig von der Art des Artikels .

Ja, einfach direkt einen Termin unter https://calendly.com/pixocom/kostenlose-demo-fur-jeckdesk buchen.

Die Verbandsmeldung bleibt ähnlich wie im oLTK. Die kostenlose Version bietet die grundlegenden Funktionen, die manuelle Eingabe der Verbandsdaten bleibt jedoch notwendig.

Aktuell ist kein automatischer Import geplant. Die Meldungen müssen manuell eingegeben werden, ähnlich wie im oLTK. Für bezahlte Accounts könnte Unterstützung beim Import angeboten werden.

Die Migration bestehender Daten wird durch ein dediziertes Team von JeckDesk unterstützt. Vereine erhalten detaillierte Anleitungen und ggf. persönliche Unterstützung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Wenn die aktuellen Mitgliederlisten als Excel-Datei vorhanden sind, empfiehlt sich eine Sortierung entsprechend der Import-CSV-Vorlage.

Administratoren können sich nicht direkt in der App anmelden. Die App ist nur für Mitglieder zugänglich. Der Administrator muss sich zusätzlich als Mitglied anmelden, um die App nutzen zu können.

Eigene Medieninhalte können eingebunden werden. Externe Links zu Diensten wie YouTube sind ebenfalls möglich, und es gibt Optionen zur Einbettung von Videos in E-Mails an Mitglieder.

Ja, JeckDesk bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und zur Planung von Veranstaltungen. Diese Tools ermöglichen eine effiziente Abwicklung von Zahlungen und eine einfache Organisation von Vereinsaktivitäten.

JeckDesk integriert verschiedene Kommunikationstools, einschließlich Nachrichtenfunktionen und Diskussionsforen, die den Austausch zwischen Vereinsmitgliedern vereinfachen und fördern.

Ja, eine direkte Importfunktion gibt es nicht, aber Kalender können abonniert und Termine per URL in gängige Kalenderdienste wie Google Kalender oder Apple Kalender integriert werden .

Vermietungen können als Veranstaltung angelegt und abgerechnet werden. Die Möglichkeit, Gemeinschaftsveranstaltungen anzulegen und mit anderen Vereinen zu teilen, ist in Planung und wird als wichtig erachtet.

Das System erlaubt die Anlage unterschiedlicher Mitgliedsbeiträge, auch sparten- oder gruppenbezogen.

Eine vollständige Finanzverwaltung ist derzeit noch nicht integriert, aber es gibt die Möglichkeit, Rechnungen zu schreiben und automatisch Spendenquittungen auszustellen. Eine umfassendere Finanzverwaltung ist in Planung.

Technische Artikel sowie Kostüme können über JeckDesk verwaltet werden, unabhängig von der Art des Artikels .

Der einfachste Import in das neue oLTK (JeckDesk) erfolgt über ein Excel-Import-Template.

Aktuell ist kein automatischer Import geplant. Die Meldungen müssen manuell eingegeben werden, ähnlich wie im oLTK. Für bezahlte Accounts könnte Unterstützung beim Import angeboten werden.

Die Verbandsdaten können über das Menü oben rechts im Desktop-Interface eingesehen und bearbeitet werden. Es ist geplant, dies in Zukunft weiter zu optimieren.

Mehr Informationen zu den Verbandsdaten findet ihr unter http://s.ltkev.de/JeckDesk.wiki 

Derzeit benötigt man separate Zugänge für jede Funktion, aber es ist geplant, dies in Zukunft zu kombinieren, sodass man mit einem Zugang mehrere Rollen verwalten kann.

Ja, dies ist möglich. Familienmitglieder können die gleiche E-Mail-Adresse verwenden, jedoch mit unterschiedlichen Benutzernamen.

Ja, beim Anlegen von Mitgliedern kann man wählen, ob das Mitglied Zugang zur App erhalten soll oder nicht.

Nein, es ist nicht zwingend erforderlich, eine neue Datenschutzvereinbarung mit euren Mitgliedern zu schließen, sofern ihr in euren bestehenden Datenschutzvereinbarungen oder Aufnahmeanträgen bereits die Erlaubnis zur Datenverarbeitung eingeholt habt.

Wichtige Punkte:

1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Ein AVV zwischen dem Verein und JeckDesk ist zwingend notwendig, da es sich um eine Cloud-Lösung handelt. Dieser Vertrag stellt sicher, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten datenschutzkonform erfolgt.

2. Mitglieder mit eigenem Zugang: Wenn die Mitglieder einen eigenen Zugang zu JeckDesk haben und ihre Daten selbst verwalten, schließen sie direkt eine Datenschutzvereinbarung mit JeckDesk ab.

3. Mitglieder ohne eigenen Zugang: Wenn ihr die Daten eurer Mitglieder verwaltet, müsst ihr sicherstellen, dass eure Datenschutzerklärung die Weitergabe der Daten an JeckDesk beinhaltet. Diese Weitergabe wird über eine Interessensabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt, um den Satzungszweck des Vereins zu erfüllen.

Zusammenfassend: Ein AVV zwischen dem Verein und JeckDesk ist notwendig. Eine neue Datenschutzvereinbarung mit den Mitgliedern ist nicht erforderlich, sofern die Erlaubnis zur Datenverarbeitung bereits besteht und die Nutzung von JeckDesk abgedeckt ist.

Personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, und Vereinszugehörigkeit werden im Rahmen der Nutzung von JeckDesk verarbeitet.

Diese Daten sind notwendig, um die Funktionen von JeckDesk wie Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Eventmanagement und Finanzverwaltung zu ermöglichen.

Wir haben zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören sichere Passwörter, verschlüsselte Datenübertragungen und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Ihre Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert, die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. In einigen Fällen können Daten auch in die USA übermittelt werden, sofern dies notwendig ist und entsprechende Datenschutzvereinbarungen bestehen.

Zugriff auf Ihre Daten haben ausschließlich berechtigte Personen innerhalb der Pixocom GmbH und ggf. Dritte, die uns bei der Bereitstellung der Dienste unterstützen, wie der Landesverband Thüringer Karnevalvereine (wenn die Zugehörigkeit zu diesem Verband hinterlegt wurde). Alle beteiligten Dritten sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

Ja, Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken oder deren Löschung zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zudem können Sie eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

Sie können sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um Ihre Rechte geltend zu machen. Kontaktieren Sie uns per E-Mail an datenschutz@arnelis.de.

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben, beispielsweise durch die Zuordnung zu einem Landesverband. Dies kann der Fall sein, wenn externe Dienstleister zur Unterstützung herangezogen werden.

Neben den allgemeinen Sicherheitsmaßnahmen raten wir Ihnen, starke Passwörter zu verwenden, diese regelmäßig zu ändern und keine Passwörter mehrfach zu nutzen. Nutzen Sie die Logout-Funktion bei öffentlich zugänglichen oder gemeinsam genutzten Geräten.

Aktualität und Änderungen Unsere Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert. Die jeweils aktuelle Version finden Sie unter JeckDesk Datenschutz.

Weitere Fragen? Wenn Sie weitere Fragen zum Datenschutz bei JeckDesk haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@arnelis.de.

Verbesserte Filter- und Suchmöglichkeiten in der Mitgliederverwaltung sind geplant, um z.B. nach spezifischen Kriterien wie Altersgruppen oder Geschlecht zu filtern.

Die Möglichkeit, externe Kalender (z.B. Google Kalender) zu integrieren, wurde angesprochen. Dies würde die Verwaltung von Terminen und Veranstaltungen in JeckDesk erleichtern.

Die Möglichkeit, Daten aus anderen Vereinsverwaltungssoftwares in JeckDesk zu importieren, soll weiter ausgebaut werden, um den Umstieg auf JeckDesk zu erleichtern.

Es wurde der Bedarf nach einer Funktion geäußert, die es ermöglicht, kurzfristige Anfragen oder Informationen (ähnlich einem schwarzen Brett oder einer Pinnwand) an alle Mitglieder zu senden, ohne auf externe Tools wie WhatsApp zurückgreifen zu müssen.

Es soll eine verbesserte Reporting-Funktion geben, die es ermöglicht, detaillierte Berichte und Statistiken über Mitglieder, Veranstaltungen und Finanzen direkt aus JeckDesk zu generieren.